31 maart 2020 deadline projectadministratie melden

Uiterlijk 31 maart 2020 moeten aanvragers van de WBSO in 2019 de gerealiseerde uren en eventueel kosten en uitgaven aan de RVO melden. Subvention informeert haar klanten hiervoor in januari en verzorgt deze verplichte melding. Tegelijkertijd melden we de Burgerservicenummers van het personeel dat in 2019 aan de projecten heeft gewerkt.

Urenadministratie alleen is niet voldoende

Wat we vaak zien in de praktijk is dat een aanvrager keurig zijn uren doorgeeft. Eventueel aangevuld met een opsomming van de aan een project gerelateerde kosten en uitgaven. Aanvragers gaan er vaak vanuit dat dit voldoende verantwoording is. Alle uren zijn immers keurig per persoon per dag bijgehouden. Maar niets is minder waar. Een aanvrager zal ook altijd aannemelijk moeten maken dat de projecten ook werkelijk zijn uitgevoerd.

Wat kan er in een projectadministratie?

Alleen een urenadministratie bewijst niet de uitvoering van een project. Naast een urenadministratie is daarom ook een projectadministratie benodigd. Een projectadministratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten zoals:

  • Vergaderstukken en rapportages
  • Tekeningen
  • Correspondentie
  • Foto’s van prototypes
  • Testresultaten
  • Meetverslagen
  • Berekeningen

Hierbij is het tevens van belang dat kan worden aangetoond wanneer prototypes zijn vervaardigd, wanneer vergaderingen zijn geweest en wanneer exact testen hebben plaatsgevonden.

Eigen ontwikkeling voor S&O-verklaring

Een chronologisch verslag van de uitgevoerde werkzaamheden is dus zeer wenselijk om de projectactiviteiten te specificeren en in een tijdspad te zetten. Een aanvrager maakt op deze wijze duidelijk dat het om een eigen ontwikkeling ging, een belangrijke voorwaarde om een S&O-verklaring te kunnen ontvangen. Het mag immers nooit gaan om uitbesteed onderzoek en ontwikkeling.

Administratie WBSO bij afronding project

Naast een urenadministratie mag dus ook een projectadministratie nooit ontbreken. Het is bij de WBSO overigens niet verplicht een innovatie succesvol af te ronden. Bij de start van het innovatieproject kleefde er immers al een technisch risico aan.

Heb jij een WBSO-beschikking (de zogenoemde S&O-verklaring) ontvangen en twijfel je of je de administratie goed op orde hebt? Neem dan contact op met een van onze adviseurs innovatie. Dat kan via 038 – 853 13 85 (vestiging Zwolle) of 053 – 434 85 12 (vestiging Enschede) of maak gebruik van ons contactformulier.

Ook interessant

Stel jouw subsidievraag aan Freerk JanMijn subsidievraag